Nooit meer verloren bonnetjes, verwerk inkopen met je smartphone

Het is eigenlijk heel simpel. Alles wat langer dan één jaar meegaat zijn investeringen en de rest zijn kosten. Hierbij is één uitzondering vanuit de Belastingdienst. Alle investeringen onder de € 450,- (exclusief btw) dienen als kosten te worden geboekt. Een auto of laptop is meestal een investering, terwijl de aanschaf van een muis voor je laptop als kosten moet worden verwerkt in je administratie. Bij een investering wordt het aanschafbedrag verdeeld over meerdere jaren zodat de kosten worden verspreid in de tijd dat de investering wordt gebruikt. Dit heeft afschrijven. Je koopt bijvoorbeeld een laptop van € 1.250,- exclusief btw. Er wordt eenmalig € 1.250,- geïnvesteerd. De laptop wordt in 5 jaar afgeschreven, dus wordt er elk jaar € 250,- aan afschrijvingskosten geboekt. Moeilijk? Geen zorgen, in Vixum worden investeringen automatisch afgeschreven, dus jij hoeft niets te doen.

Je registreert de basisgegevens zoals factuurnummer, leverancier, bedrag, btw-bedrag en kostensoort. Zorgt het inboeken van facturen ook bij jou tot frustratie? Niet nodig. Vanaf nu maak jij een foto van de factuur, Vixum registreert de basisgegevens. Jij controleert alleen of alles goed is vastgelegd en klaar.

Vaak vind je het lastig om te bepalen op welk kostensoort je een inkoopfactuur moet registeren. Vixum doet o.b.v. de leverancier al een voorstel. Toch is een beetje extra kennis wel handig én het is niet moeilijk. De administratie in Vixum is ingericht op basis van de inkomstenbelasting en bevat maar 12 kostensoorten waarop je een factuur kan vastleggen. Wel je weten welke kostensoorten Vixum heeft en wat deze inhouden, lees dan dit artikel in de kennisbank.

Sommige inkoopfacturen hebben betrekking op meerdere kostensoorten of hebben voor deel betrekking op je privégebruik. In Vixum is dat geen probleem. Bij het vastleggen van je factuur kan je eenvoudig meerdere kostensoorten selecteren. Je dient alleen zelf het bedrag exclusief btw te verdelen tussen de verschillende kostensoorten.

De wettelijke bewaartermijn voor de financiële administratie voor zzp’er en freelancer (inclusief de inkoop- en verkoopfacturen, privégebruik van goederen en diensten, btw-aangiftes etc) is 7 jaar. Je bent als zzp’er en freelancer wettelijke verplicht om je gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken 10 jaar te bewaren. Heb je de factuur digitaal verwerkt dan kan je de papieren bon weggooien. Dus geen schoenendoos of een archiefkast vol mappen met papierenfacturen.